Waarom Power Query?
De kinderen zijn naar school, het is stil in huis en met een verse koffie in de hand kan ik me eindelijk buigen over een Excel-sheet vol cijfers, gesterkt met Power Query (geen zorgen, we leggen later nog uit). Dat is het mooiste moment van mijn werkdag. Wat geeft immers meer energie dan te duiken in die nietszeggende nummertjes om ze dan om te toveren tot een rapport waar zelfs een vijfjarig kind de essentie uit kan afleiden?
Dit is misschien licht overdreven, maar in summum kan het wel én het is nodig. Veel ondernemers maakten het al mee: ze zetten met succes een fenomenaal idee om in realiteit, werken het uit, brengen het op de markt en voeren een beleid gebaseerd op buikgevoel. Tot dat moment waarop de bankrekening een ander beeld begint de geven, of de boekhouder een tijd na de feiten langskomt met teleurstellende cijfers. Wat was er nu eigenlijk misgelopen? Juist: de financiële track ontbrak. (Sommige) niet-financiële professionals onderschatten helaas nog steeds het belang van duidelijke rapporteringen en het opvolgen van cijfers.
Power Query voorkomt de streep door de rekening
Er heerst nog altijd de gedachte dat dure tools een must zijn voor een gezonde financiële bedrijfsvoering. Neen, zelfs met de gratis Power Query tool in Excel en een stel brains kan je al automatische dashboards naar wens bouwen. Maar wat is Power Query nu en waarom is het zo interessant?
Wie veel in Excel werkt en bepaalde hoeveelheden data onder handen neemt, kent hoogstwaarschijnlijk fameuze formules zoals VLookup of Index(match), dé manier om alle formules drie keer na te kijken en alsnog fouten terug te vinden. Maar het kan beter. Power Query is een ETL-tool (Extract, Transform & Load) die allerhande bewerkingen en transformaties uitvoert. Eén keer opzetten en klaar. Je kan Power Query toepassen op jouw recurrente rapporteringen, of die nu dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks zijn. Weg met dubbel werk, nooit eindigende berekeningen, eeuwig transponeren en steeds terugkerende voorwaardelijke kolommen en filter- of sorteeracties.
Ook is de data die je kan gebruiken voor Power Query heel uiteenlopend. Dit kan gaan over een tabel in je Excel bestand, een link naar een Google-sheet of bestanden op de lokale of online server, maar ook een hele set andere mogelijke bronnen kunnen als input dienen.
1+1=3?
Met Power Query kan je meer dan alleen data verwerken. Je kan ook verschillende tabellen met elkaar combineren (Vlookup/Index(match)). Je selecteert dan de overeenstemmende kolommen (twee of meer) in twee tabellen en Power Query doet de rest. Daarnaast kan je ook datasets met dezelfde kolommen onder elkaar plakken. En neen, de kolommen hoeven niet eens in dezelfde volgorde te staan. Bye bye, knip- en plakwerk!
Wanneer alle nodige transformaties in de dataset zijn uitgevoerd kan je deze laden naar een tabel en gebruiken om onder andere dashboards, pivots en rapporteringen te creëren.
Wil jij graag nog meer weten over Power Query of heb je interesse in een training over de tool? Of laat je het liever aan ons over om gedetailleerde rapporteringen op te zetten en te managen? Ask us anything.
