E-invoicing in het digitale tijdperk

Wat is e-invoicing precies?

In de digitale wereld van vandaag evolueert de manier waarop bedrijven met elkaar communiceren en transacties uitvoeren. Eén van de meest opvallende innovaties is e-invoicing, of ook wel: elektronisch factureren. Deze vooruitgang is meer dan zomaar een trend - het is een revolutie in het verzenden en ontvangen van facturen die stapels papierwerk overbodig maakt.

E-invoicing maakt gebruik van gestandaardiseerde digitale formaten die naadloos aansluiten bij de boekhoudsystemen van zowel de verzender als de ontvanger. Dit betekent dat zodra een factuur wordt uitgegeven, deze automatisch kan worden verwerkt, goedgekeurd en betaald zonder dat er handmatige data-invoer nodig is. Deze efficiëntieslag zorgt niet alleen voor een snellere betalingscyclus (waardoor de cashflow verbetert) maar vermindert ook aanzienlijk de kans op fouten die vaak voorkomen bij handmatige verwerking.

Hoe wil Europa e-invoicing realiseren?

Het afgelopen decennium zag PEPPOL het levenslicht: een krachtig, innovatief netwerk met gestandaardiseerde digitale formaten die de efficiënte uitwisseling van facturen en documenten mogelijk maken. Maar wat maakt de technologische innovatie van PEPPOL zo bijzonder?

PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement On-Line en is ontworpen om een naadloze digitale communicatie tussen entiteiten mogelijk te maken, ook over de grenzen heen. Wanneer je aangesloten bent op het netwerk van PEPPOL kan je dus documenten uitwisselen, los van waar je je bevindt in de Unie of met welk intern systeem je werkt.  

De kracht van PEPPOL ligt in zijn vermogen om de digitale kloof te overbruggen, waardoor transacties niet alleen sneller en veiliger verlopen, maar ook aanzienlijk kostenefficiënter. Dat is vooral voordelig voor kleine en middelgrote ondernemingen omdat dit veel complexiteit elimineert en internationale handel bevordert. Het resultaat? Een meer inclusieve, toegankelijke en efficiënte markt voor alle deelnemers.

Hoe kan ik mij als bedrijfsleider voorbereiden op de digitalisering van facturatie?

Als partner begeleiden wij onze klanten van A tot Z. Met behulp van een geijkte methodologie laten we de integratie zo soepel en pijnloos mogelijk verlopen. Van de analyse van huidige processen en begeleiding bij de aansluiting, tot het opleiden van hun personeel, het monitoren van de prestaties en het onderhoud na de go-live; wij staan onze klanten bij in elke stap van het proces.  

‍

Bijkomende investeringsaftrek als fiscale gunstmaatregel

Er is goed nieuws voor Belgische bedrijven die de digitale overstap naar het PEPPOL-netwerk maken: de federale regering heeft een reeks fiscale gunstmaatregelen ingevoerd om de implementatie van e-facturatiesystemen en de koppeling met het netwerk te stimuleren.  

Een van de kernpunten van dit beleid is de verhoogde investeringsaftrek voor digitalisering. Deze is van toepassing vanaf aanslagjaar 2025 verbonden aan een boekjaar dat ten vroegste start op 1 januari 2024. Belgische bedrijven kunnen profiteren van een verhoogd percentage aan investeringsaftrek (120%) voor de aanschaf van e-facturatiesoftware. Dit betekent dat 120% van de implementatiekost (inclusief advieskosten) kan worden afgetrokken van de belastbare winst, wat leidt tot een directe belastingbesparing. Meer bepaald gaat het dus om de maandelijkse abonnementskosten die facturatieprogramma’s aanrekenen, alle kosten gemaakt ter voorbereiding van e-invoicing maar ook de (advies)kosten van het begeleidend traject. Voor investeringen in digitale vaste activa heeft de overheid eveneens een verhoogde investeringsaftrek van 20% aangekondigd vanaf 2025 om gelijke fiscale behandeling te waarborgen.  

Naast fiscale voordelen kunnen Belgische ondernemingen ook aanspraak maken op verschillende subsidies en financieringsprogramma's die gericht zijn op de digitale transformatie van bedrijven. Deze programma's, aangeboden door zowel de federale als de regionale overheden, zijn bedoeld om de financiële last van de implementatie van nieuwe technologieën, waaronder e-facturatiesoftware, te verlichten.  

Nood aan een klankbord rond e-invoicing, financiële processen en digitalisering? Ben je specifiek op zoek naar financieel of technologisch advies en wil je je laten begeleiden door de juiste professionals? Neem contact op om te kijken wat Unikoo voor jouw organisatie kan betekenen.