Debiteurenbeheer, een noodzakelijk kwaad

1. Goede afspraken maken goede vrienden

Laten we even beginnen bij de basis. En die basis bestaat in dit geval uit correct opgestelde Algemene Voorwaarden met een duidelijke clausule die de standaard betaaltermijn van jouw onderneming bepaalt. Niet onbelangrijk: de algemene voorwaarden moeten ook vermelden wat de gevolgen zijn bij het overschrijden van deze betaaltermijn. Stuur ze mee met elke uitgaande factuur of vermeld op je factuur waar de algemene voorwaarden beschikbaar zijn om je er op te kunnen beroepen bij eventuele conflicten.

2. Hoe duidelijker de factuur, hoe sneller de betaling

Een factuur moet eerst en vooral duidelijk zijn. Dat lijkt misschien vanzelfsprekend, maar in de praktijk zien we dat dat niet altijd zo is. Debiteuren zullen een betaaltermijn nochtans beter respecteren als de facturatie duidelijk en correct is. Anders riskeer je te belanden op de ‘te-bekijken-als-ik-tijd’ heb stapel, en daar kan je factuur wel eens lang blijven liggen.Laatste open deur die ik hier nog wil intrappen: zet je betaaldatum duidelijk op de factuur, in het zicht en in een absolute datum (dus niet ‘binnen de 14 dagen’).

3. Het debiteuren-masterplan

Stel een plan op waarin je bepaalt hoe, wanneer en met welke boodschap je klanten zal herinneren aan openstaande facturen. Hoewel wij bij Unikoo all for de persoonlijke aanpak zijn, kan het lonen om deze handelingen te standaardiseren. Dat zorgt immers voor een korter denkproces en dus meer mentale ruimte.

Voorwaarde is wel dat je goed nadenkt over dit vaste stappenplan. Je klanten zijn je dierbaar, dus je wil hen niet voor de borst stoten. Als eerste herinnering ga je dus nog niet direct dreigen met extra kosten of een incassobureau.

Hierbij een voorbeeld hoe je het wél zou kunnen aanpakken:

• 5 dagen na factuurdatum: 1^ste herinnering per mail
• 10 dagen na factuurdatum: 2^de herinnering per mail
• 15 dagen na factuurdatum: aangetekende zending
• 30 dagen na factuurdatum: telefonische dialoog
• 45 dagen na factuurdatum: inschakelen incassobureau (Bepaal ook bij welke partij je dat zal doen. Ook hier zijn al veel eenvoudige online platformen voor zoals Solva Check, Go Solid, Unpaid, …)

4. Optimaliseer jouw administratie

Efficiënt debiteurenbeleid begint met efficiënte administratie. Als de voorbereiding van je klantenverrichtingen uren werk vergt, dan zal je al snel het debiteurenbeheer willen uitstellen tot er véél tijd is. En dat is er natuurlijk zelden. Probeer er dus voor te zorgen dat je administratie zo goed mogelijk geautomatiseerd is. Zo kan je eender wanneer een overzicht van de openstaande klanten tevoorschijn toveren.

Afhankelijk van wie de boekhouding beheert:

• Als je de boekhouding intern voert heb je al een stapje voor. Je hebt namelijk het overzicht op alle klantverrichtingen. Wil je hier veel tijd besparen? Automatiseer dan bankboekingen via bv codabox.
• Als je samenwerkt met een externe boekhouder wil dat gelukkig niet zeggen dat je geen zicht op de openstaande facturen kan hebben. Veel boekhouders werken met programma’s die samenwerking met de ondernemer mogelijk maakt, zoals Yuki, Exact Online, Octopus online… Spreek af met je boekhouder dat hij op regelmatige basis je dossier onderhoudt zodat je klantenlijst steeds up-to-date is wanneer jij begint met je debiteurenbeheer.
• Indien je boekhouder niet met een online boekhoudpakket werkt (en jij dus geen rechtstreekse inzage in je boekhouding hebt) kan pre-accounting software zoals Billit, Clearfacts of Blue10 je behoeden van allerhande excel-lijsten en manuele opvolging. In deze online tools bewaar je je verkoopfacturen en kan je een koppeling leggen met je bank waardoor de betaalstatus van je facturen automatisch up-to-date is. Je kan er debiteurenbeheer dus eenvoudig automatiseren.

5. Of niet…

Wil je zelf niet bezig zijn met debiteurenbeheer en toch een gezonde cash-flow behouden? Dan kan factoring een oplossing zijn. Factoring is een debiteuren-financieringsvorm waarbij een bank of een factoringmaatschappij je openstaande facturen int bij de klanten en jou onmiddellijk een voorschot van de openstaande factuur betaalt. Uiteraard hangt hier een kostenplaatje aan, maar het kan een goede oplossing zijn in sectoren waar klanten een lange betaaltermijn hanteren of wanneer je sneller centen nodig hebt om onderaannemers, leveranciers of personeel te betalen.

6. Tot slot

Last but not least: ook bij debiteurenbeheer blijft het aspect ‘klantenbeleving’ cruciaal. Een factuur (of betalingsherinnering) hoeft geen smakeloos droog document te zijn. Probeer bij een eventuele betalingsproblematiek ook steeds begripvol te achterhalen wat de oorzaak is. Wederzijds respect en begrip kan de relatie ook versterken en een duurzame samenwerking voortzetten. Met de nadruk op ‘wederzijds’, want er zijn uiteraard grenzen.

Heb je toch meer hulp nodig met debiteurenbeheer of geef je de taak liever uit handen? Neem gerust contact op met finance@unikoo.be