De impact van Generative AI op Vlaamse kmo’s

Van het verlagen van administratieve werkdruk tot het verbeteren van klanteninteracties - Generative AI, de technologie achter tools zoals ChatGPT, biedt talloze nieuwe opportuniteiten. Sinds 2023 helpen wij Vlaamse kmo’s om deze technologie maximaal te benutten aan de hand van inspiratiesessies, workshops en concrete Proof of Concepts (PoC’s) die meteen toegevoegde waarde leveren. Ons doel? Generative AI tastbaar én praktisch maken, zodat elke organisatie voordeel kan halen uit deze technologie. In deze blog delen we inzichten, stellen we enkele succesvolle praktijktoepassingen voor en benoemen we de hedendaagse uitdagingen van Gen AI voor kmo’s. Benieuwd wat deze technologie voor jouw bedrijf kan betekenen? Lees dan zeker verder!

Van start met ChatGPT

Het gebruik van ChatGPT is voor veel bedrijven een eerste kennismaking met Generative AI. Zowel bedrijfsleiders als medewerkers gaan er gretig mee aan de slag om teksten te genereren, mails op te stellen of antwoorden snel terug te vinden. Het gebruik blijft echter vaak beperkt tot de basis. De kennis om ChatGPT in te zetten voor meer geavanceerde toepassingen ontbreekt immers vaak nog. En dat terwijl er zoveel meer mogelijk is, zoals:

• Private "GPT's" bouwen

• Documenten, zoals PDF’s en Excel-bestanden, doorzoeken en vergelijken

• Allerlei outputformaten genereren, zoals tabellen, CSV's of afbeeldingen

• Andere AI-modellen verkennen, zoals Gemini van Google of Claude van Anthropic

• Prompt engineering toepassen om betere antwoorden te krijgen

• ChatGPT gebruiken als zoekrobot op het web

Hoewel ChatGPT erg veelzijdig is, zien we dat bedrijven soms verkeerde verwachtingen hebben van wat het kan in specifieke bedrijfscontexten. De GPT-modellen zijn getraind op grote hoeveelheden algemene informatie en zijn daardoor minder geschikt voor het beantwoorden van bedrijfsspecifieke vragen. Gelukkig zijn er manieren om Generative AI ook in te zetten voor dergelijke toepassingen. Zo kan je bijvoorbeeld technieken als Retrieval Augmented Generation (RAG) gebruiken om bedrijfsdata op een veilige manier te ontsluiten en resultaten op te leveren die beter afgestemd zijn binnen specifieke bedrijfscontexten. En daar kunnen wij uiteraard mee helpen!

Microsoft CoPilot als opstap naar geavanceerde AI-integratie

Dankzij de introductie van Microsoft CoPilot binnen Office 365 zetten veel bedrijven hun eerste stappen richting Generative AI. Microsoft CoPilot biedt laagdrempelige AI-functionaliteiten binnen de vertrouwde Office-applicaties, maar de praktijk leert dat bedrijven in eerste instantie vaak teleurgesteld zijn in de mogelijkheden van de tool en in sommige gevallen zelfs hun licentie terug intrekken. Dit heeft vaak te maken gebrekkige adoptatie bij de werknemers enerzijds, maar ook met een onaangepaste achterliggende documentenstructuur en rechtenstructuur. Mits een juiste content-governance en juiste implementatie kunnen bedrijven deze tool wel degelijk inzetten voor efficiëntiewinsten.  

Microsoft is volop aan het investeren in de technologie, en we verwachten dat CoPilot in de komende periode nog krachtiger en populairder zal worden.  

Op dit moment biedt Microsoft CoPilot de volgende toepassingen:

• SharePoint: SharePointsites en -pagina’s maken, bewerken en gericht zoeken

• Teams: real-time samenvattingen en actiepunten van vergaderingen, direct in de context van het gesprek

• Word: ondersteuning bij het begrijpen en samenvatten van documenten en hulp bij het schrijven, bewerken en creëren van inhoud tijdens het werk

• Excel: hulp om inzichten te ontsluiten, trends te identificeren en professionele datavisualisaties te maken in een fractie van de tijd

• PowerPoint: dia’s en presentaties ontwerpen en opmaken op basis van opdrachten in natuurlijke taal

• Outlook: assistentie bij het opstellen en verbeteren van e-mails

• OneNote: verbeteren van notities en hulp om informatie te structureren, begrijpen en terugvinden

AI use cases voor Vlaamse kmo's

Over het algemeen staan kmo’s eerder onwetend tegenover de AI-hype: ze weten dat AI veel kansen zou kunnen bieden, maar waar begin je en hoe haal je er meerwaarde uit?

Wij geloven dat bedrijven zich tenminste moeten laten inspireren en adviseren rond de mogelijkheden en uitdagingen van deze technologie. Een volgende stap is vaak experimenteren met tools zoals ChatGPT of Microsoft CoPilot, en daarnaast gerichte use cases definiëren die relevant kunnen zijn in de context van Generative AI door integratie met bestaande tools of het bouwen van enkele prototypes.

Intussen hebben we met Studio Fledge geïnvesteerd in onze eigen ontwikkelde AI-omgeving om snel én betaalbaar custom prototypes op te kunnen zetten. Op die manier kunnen we meteen tonen hoe AI praktisch en op maat van de Vlaamse kmo voor meerwaarde kan zorgen. We geven je graag een aantal voorbeelden:

Automatisering en efficiëntie

De meest voor de hand liggende AI-toepassingen bij kmo’s zijn vaak gericht op automatisering en efficiëntiewinst. Het gaat meestal om repetitieve taken die dankzij AI een stuk sneller en eenvoudiger verlopen. Enkele concrete, uitgewerkte use cases:

Documenten genereren ‍

Het automatisch genereren van documenten zoals offertes en rapporten is vaak een eerste stap. Microsoft CoPilot kan daarbij helpen, maar slaagt er met simpele prompts vaak niet in om complexere documenten te maken of de juiste ‘tone-of-voice’ aan te slaan. Daarom bouwen we workflows op maat van de klant, zoals een chatbot die documenten maakt op basis van eigen templates en gelijkaardige documenten uit het verleden. We genereren de documenten op basis van een vraag-antwoordgesprek met de gebruiker, bedrijfsdata en zogeheten Large Language Models (LLM’s, oftewel slimme taalmodellen). ‍

‍Bedrijfsdocumenten doorzoeken

Een andere populaire toepassing is het doorzoeken van bedrijfsdocumenten, bijvoorbeeld binnen SharePoint of als extensie van andere documentbeheerplatformen. Met een goede mappenstructuur en de juiste metadata kunnen search-bots vragen beantwoorden op basis van bedrijfsdata of je doorverwijzen naar de juiste documenten.  

Mail triage

Veel organisaties hebben een algemene mailbox (zoals info@...) waar dagelijks heel wat mails binnenkomen. Deze mails handmatig sorteren is een tijdrovend proces. Tot nu toe konden we mails al filteren op zender of onderwerp, maar nog niet op basis van de inhoud. Generative AI kan mails interpreteren en bepalen  welke afdeling, zoals sales, support of facturatie, ze best zouden behandelen. Zo bespaart het bedrijf niet alleen tijd, maar krijgt elke mail ook meteen de juiste opvolging.

Omvormen van PDF’s, Excels, etc. naar gestructureerde output

Niet-gestandaardiseerde documenten zijn soms moeilijker te verwerken. Voor enkele klanten werken we een systeem uit dat dit soort documenten (PDF, Excel, ...) omvormt en verwerkt en vervolgens transformeert naar een gewenst outputformaat.  

Zo werken we bijvoorbeeld aan een case waarbij onze tool PDF-meetstaten van diverse fabrikanten, zonder vaste standaard, vertaalt naar een gestructureerde output, die we daarna koppelen aan hun interne ERP-systeem.

Tenders evalueren

Nog een interessante use case is de ‘tender evaluator’ die we voor een klant bouwden om de AI-tool een advies te geven over de haalbaarheid van een aanbesteding. De tool analyseert onder andere de context van het bedrijf, de activiteiten, de financiële vereisten en gunningscriteria en geeft op basis daarvan een duidelijk advies op maat van de klant.  

Intakes automatiseren

Voor een bedrijf dat revalidatiehulpmiddelen aanbiedt werkten we een prototype uit om intakegesprekken te automatiseren via speech-to-text. AI zet daarbij spraak om in een gestructureerd formaat zoals tekst en categoriseert de informatie, zodat een intern ERP-systeem dit automatisch kan verwerken. De tool kan bovendien advies formuleren omtrent next steps, doorlooptijden van processen, ... De applicatie identificeert ook ontbrekende gegevens, wat de kwaliteit van de registratie verhoogt. Dit biedt niet alleen voordelen voor intakegesprekken, maar is ook toepasbaar in andere domeinen, zoals voor patiëntintakes in de gezondheidszorg, voor het verwerken van klachten bij customer service en voor registraties van werkopdrachten voor arbeiders.

Innovatieve oplossingen

Generative AI opent de deur naar innovatie in producten en diensten. Veel organisaties experimenteren dan ook met nieuwe toepassingen om hun aanbod uit te breiden. De technologie maakt het mogelijk om prototypes sneller te ontwikkelen en bestaande AI-modellen eenvoudig te integreren als onderdeel van softwareontwikkeling. Bovendien zijn er talloze AI-tools die helpen bij het creëren van content, zoals designs, teksten en video’s.

Voor een klant die videocontent aanbiedt, werkten we bijvoorbeeld een toepassing uit waarbij gebruikers de video’s eenvoudig kunnen doorzoeken via een chatinterface. Zo vinden ze snel én gemakkelijk de juiste informatie terug in de video’s. Deze aanpak laat zien hoe generatieve AI niet alleen processen kan versnellen maar ook de gebruikservaring kan verbeteren.

Uitdagingen en investeringen

Implementatie van Generative AI vraagt de nodige investeringen. Kmo’s hebben de juiste infrastructuur en kennis nodig om er het maximale uit te halen. Dat betekent investeren in hard- en software, maar ook in opleiding en training van medewerkers. Er is tenslotte een leercurve verbonden aan de integratie van AI-oplossingen, en bedrijven die tijd en middelen investeren, plukken er op lange termijn écht de vruchten van.

Stapsgewijze implementatie als sleutel tot succes

Uit onze ervaring blijkt dat een stapsgewijze aanpak, waarbij bedrijven met kleine experimenten van start gaan, het meest succesvol is. Door samen te werken met AI-experts en prototypes uit te werken, ontdekken groeibedrijven en kmo’s stap voor stap de mogelijkheden van AI zonder grote risico’s te nemen. Dit helpt medewerkers ook om vertrouwd te geraken met de technologie.

Conclusie? Generative AI is here to stay, en steeds meer bedrijven beseffen dat. Toch merken we vaak dat organisaties nog niet volledig op de hoogte zijn van de mogelijkheden en valkuilen ervan. De toegankelijkheid van tools zoals ChatGPT en Microsoft Copilot zorgt voor een snelle adoptie, maar wie de mogelijkheden niet goed kent, loopt het risico op teleurstellingen.  

Het goéde nieuws is dat AI vandaag heel toegankelijk en betaalbaar is, waardoor bedrijven snel en eenvoudig kunnen experimenteren en ontdekken waar de technologie voor hen het verschil kan maken. We zien steeds meer Vlaamse kmo’s die generatieve AI slim inzetten, en we verwachten dat dit alleen maar zal toenemen. Daarom raden we bedrijven aan om zich goed te informeren over AI en een duidelijke adoptiestrategie uit te werken die past bij jouw bedrijf.

Wil je graag meer weten over een specifieke use case, ben je benieuwd naar een demo of wil je je laten adviseren? Contacteer ons gerust, we denken graag mee over de mogelijkheden!

‍