De 4 kernelementen van een doordacht, digitaal financieel-administratief proces

Een overstap naar een geoptimaliseerde werking hoeft helemaal niet zo’n uitdaging te zijn. We merken echter dat ondernemers hier vaak niet aan beginnen, omdat men niet weet op welke manier de eerste stappen gezet kunnen worden of simpelweg omdat er “al jaren zo gewerkt wordt”. Een minimale investering in tijd en budget kan nochtans zorgen voor een maximale return.

Bovendien heeft COVID-19 ons met de neus op de feiten gedrukt. Digitalisering is van een “nice to have” naar een voorwaarde voor gezonde bedrijfsvoering en afstandswerk gegaan. Het ideale moment dus om een financieel-administratief ecosysteem op te zetten dat volledig online functioneert en remote werken vergemakkelijkt:

1. De ruggengraat van de financiële werking is een degelijk, online boekhoudprogramma. Afhankelijk van de mate waarin een externe boekhouder wordt ingeschakeld, kan je kiezen voor software als ‘Exact Online’ of ‘Yuki’, dan wel voor een oplossing als ‘Billit’ in het geval jouw boekhouder de stap naar de cloud nog niet heeft gezet. Dit zijn zeer gebruiksvriendelijke platformen die je een compleet overzicht bieden over facturatie, cijfers, debiteuren, etc. Bovendien wordt de flow geautomatiseerd door ‘Robotic Accounting’: alle facturen worden naar een digitale brievenbus verzonden, waardoor het bijhouden van papieren facturen verleden tijd wordt!
2. Daarnaast is het ook belangrijk om de instroom aan bonnetjes efficiënt te beheren. Hiervoor kan je gebruikmaken van een oplossing als ‘Rydoo’. Met deze software maak je van elk bonnetje een foto, waarna deze meteen wordt verwerkt en gesynchroniseerd met je boekhoudsoftware. Goedkeuren en beheren van onkosten voor werknemers was nog nooit zo gemakkelijk.
3. Verder is het van belang om de hele flow verkoop > levering > facturatie te optimaliseren. Afhankelijk van de sector en de grootte van een organisatie, kan dit gaan over een straight-forward CRM-systeem zoals ‘Teamleader’ dat onder meer commerciële afspraken, facturatie, werkbonnen, projectbeheer omvat of over meer omvattende ERP-systemen die naast financieel-administratieve en commerciële ook logistieke processen en stockbeheer omvatten.
4. Last but not least, willen we ook nuttige inzichten verkrijgen uit al die data. Meten is weten. Ook hier zijn verschillende spelers op de markt; van heel eenvoudige plug-and-play rapportering en dashboarding tot meer uitgebreide analytics die een mature management accounting ondersteunen. Oplossingen als ‘Bright Analytics’, ‘Silverfin’ en ‘Bizzcontrol’ kunnen hiervoor gebruikt worden. Deze software wordt gesynchroniseerd met je boekhoudprogramma, laat in de meeste gevallen ook extra-comptabele aanpassingen toe en bezorgt je dus een snelle en overzichtelijke online rapportering. Op deze manier kan je steeds een weloverwogen beslissing maken met cijfers die real-time up-to-date zijn.

Door het implementeren van deze tools en processen minimaal te tweaken, zal de hele administratieve werking van de organisatie een stuk vlotter verlopen. En het wordt een stuk eenvoudiger om van thuis uit te werken als financieel-administratief medewerker. Je vindt een factuur meteen terug zonder door overvolle kaften te moeten bladeren, werknemers gaan sneller hun bonnetjes aanleveren en de financiële rapportering was nog nooit zo accuraat. Alleen maar voordelen dus.

Vind je de tijd rijp voor een goed uitgedacht, digitaal financieel-administratief systeem voor jouw bedrijf? Unikoo helpt je de juiste stappen te nemen. We analyseren de noden, maken aanbevelingen met betrekking tot aangepaste processen en tools, en begeleiden in de overgang naar de vernieuwde werking. Dit alles kan ondersteund worden met de kmo-portefeuille.

Stuur ons een berichtje via hello@unikoo.be of bel ons op het nummer +32 3 376 00 98 en wij bekijken hoe we je kunnen verder helpen!